Prinsip Pengadaan Barang dan Jasa Yang Efektif dan Efisien - Setiap perusahaan selalu memiliki nilai-nilai inti yang menjadi pedoman dalam pelaksanaan berbagai proses di dalam perusahaan. Begitu pula dengan prinsip pengadaan barang dan jasa.
Dalam pengadaan barang dan jasa, ada banyak prinsip yang harus dipahami agar proses penting ini bisa berjalan maksimal. Prinsip pengadaan barang dan jasa akan berjalan baik jika diterapkan dengan benar. Berikut prinsip pengadaan barang dan jasa yang perlu kamu ketahui.
Prinsip Pengadaan Barang dan Jasa
1. Efisien
Prinsip pengadaan barang dan jasa yang pertama adalah efisiensi. Untuk mengatasi permasalahan yang muncul, maka proses pengadaan harus dilakukan lebih efisien baik dari segi tenaga, waktu dan biaya.
Kombinasi sumber daya manusia dan sistem elektronik canggih bisa membantu menerapkan prinsip ini. Dari waktu ke waktu, prinsip ini selalu dipegang, sehingga terdapat progres procurement yang diadakan oleh bisnis.
Manfaat
Kamu bisa lebih mengembangkan keterampilan bisnis dan kemampuan kamu dalam melaksanakan proses pengadaan barang dan jasa. Semakin efisien proses berjalan, maka akan semakin optimal juga hasilnya.
Contoh
Jika kamu memiliki vendor atau pemasok yang berbeda, kamu bisa memanfaatkan kuantitas tersebut untuk mendapatkan pilihan terbaik. Dengan menerapkan sistem yang kamu punya, maka kamu dapat melaksanakan pengadaan sesuai harapan sekaligus meminimalkan biaya.
2. Efektif
Efektivitas dan efisiensi sering kali disandingkan dalam satu frasa yang sama. Tetapi terdapat perbedaan di antara keduanya. Prinsip efektivitas mengacu pada sejauh mana sumber daya yang digunakan untuk tujuan pengadaan.
Departemen pengadaan diharapkan memberikan sesuatu yang benar-benar memenuhi kebutuhan perusahaan. Sehingga tidak banyak tenaga, waktu dan pikiran yang terbuang percuma tanpa memberikan output yang maksimal.
Manfaat
Penerapan prinsip efisiensi memungkinkan kamu mengoptimalkan sumber daya yang tersedia. Segala upaya, sumber daya, dan tenaga digunakan secara proporsional dengan hasil yang dicapai. Tidak ada pemborosan atau kesia-siaan yang timbul karena effort yang diberikan.
Contoh
Pengadaan barang dan jasa dengan sistem dan modul yang tepat tidak memerlukan keterlibatan terlalu banyak orang. Hanya beberapa orang kunci yang bisa mengoperasikan modul, dan proses pengadaan bisa dilakukan secara cermat dengan bantuan modul sistem.
3. Transparansi
Prinsip pengadaan barang dan jasa selanjutnya adalah transparansi. Segala sesuatu yang terjadi sehubungan dengan suatu transaksi harus bisa dilihat oleh kedua belah pihak agar tidak ada sesuatu pun yang tersembunyi yang dapat merugikan pihak lain.
Transparansi sendiri berlaku mulai dari perencanaan, pemesanan, pembayaran hingga pengiriman barang sampai tujuan. Dengan modul integrasi, kedua belah pihak dapat melihat semua tahapan dengan benar.
Manfaat
Menerapkan prinsip transparansi memungkinkan semua pihak melihat seluruh proses secara tepat dan akurat. Perubahan dapat dilakukan sewaktu-waktu dengan syarat memenuhi ketentuan yang berlaku. Keterbukaan ini juga diapresiasi oleh pihak lain sebagai wujud kejujuran dan profesionalisme dalam bertransaksi.
Contoh
Idealnya, manajer yang bertanggung jawab harus bisa meninjau pembuatan rencana pengadaan dan meninjau rencana tersebut dengan tepat agar bisa disesuaikan dengan kebutuhan.
Sampai pesanan dikirimkan, kedua belah pihak dapat secara terbuka meninjau proses kendali mutu dan penjaminan mutu untuk memastikan transaksi dijalankan secara optimal.
4. Persaingan Terbuka
Prinsip pengadaan barang dan jasa berikutnya yaitu persaingan terbuka. Artinya jika ada persaingan, semua data harus diungkapkan secara adil dan tidak memihak. Untuk menjaga persaingan yang sehat dalam bisnis, tidak ada pihak yang menerima bocoran atau data.
Bisnis beroperasi dari semangat persaingan yang sehat dan objektivitas. Jangan menciptakan persaingan yang tidak sehat dengan berbagi data hanya kepada satu pihak.
Manfaat
Prinsip ini membantu menjaga kredibilitas perusahaan dan keadilan kompetitif. Persaingan terbuka menjaga objektivitas dan memberikan pilihan terbaik bagi perusahaan.
Contoh
Saat mengirimkan daftar kebutuhan dan spesifikasi rinci barang atau jasa yang diinginkan kepada vendor atau supplier, semua data yang diberikan harus sama dan dikirim dalam waktu yang bersamaan. Dengan cara ini, masing-masing pihak mempunyai kesempatan yang sama untuk mengajukan penawaran dan melakukan proses penawaran secara adil.
Baca Juga : Proses Pengadaan Barang dan Jasa Yang Perlu Kamu Pahami
5. Prinsip Keadilan
Prinsip pengadaan barang dan jasa berikutnya adalah keadilan. Tidak boleh ada pembedaan antar pihak karena semua pihak mempunyai hak dan kewajiban yang sama sesuai perannya masing-masing.
Seluruh tugas dijalankan sesuai divisinya masing-masing, sehingga proses pengadaan barang bisa terlaksana dengan benar-benar optimal, sesuai aturan berlaku yang disepakati masing-masing pihak. Sehingga hasilnya akan sesuai dengan yang diharapkan.
Manfaat
Jika prinsip ini diikuti, idealnya semua proses akan berjalan lancar karena semua pihak memenuhi kewajibannya. Oleh karena itu, hak yang akan diterima juga sebanding dengan proporsi pekerjaan yang dilakukan.
Contoh
Perusahaan bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan, mengevaluasi penawaran, dan melakukan pembayaran setelah pemasok menyelesaikan transaksi. Di sisi lain, pemasok berkewajiban untuk memenuhi persyaratan yang disepakati sesuai dengan kontrak yang disepakati bersama. Setelah memenuhi kewajibannya, pemasok berhak meminta pembayaran atas transaksi tersebut.
6. Akuntabel
Prinsip pengadaan barang dan jasa ini merujuk pada aspek tanggung jawab terhadap apa yang direncanakan hingga terlaksana pada akhir transaksi. Seluruh proses dan langkah harus dicatat dengan baik untuk memastikan tidak ada unsur rekayasa yang bisa menguntungkan satu pihak dan merugikan pihak lain.
Akuntabilitas penting karena memungkinkan perusahaan untuk bertanggung jawab atas apa yang direncanakan, dilaksanakan, dan diselesaikan. Jika tidak berpegang pada prinsip ini, akan sulit mendapatkan kepercayaan orang lain.
Manfaat
Jika kamu konsisten mengikuti prinsip ini, kamu akan mendapatkan kepercayaan dari orang lain dan juga masyarakat. Reputasi perusahaan kamu juga akan semakin meningkat karena seluruh transaksi akan dipertanggungjawabkan dengan baik. Sehingga, proses akuntansi bisnis akan tetap terjaga.
Baca Juga : Jenis Pengadaan Barang dan Jasa Serta Aturannya
Contoh
Contohnya bisa dilihat dalam laporan keuangan yang disusun untuk setiap transaksi pengadaan barang dan jasa. Prinsip ini telah dilaksanakan dengan baik apabila telah teruji dan terbukti kebenarannya.
Itulah penjelasan lengkap mengenai prinsip pengadaan barang dan jasa. Semoga bermanfaat! Jika kamu membutuhkan merchandise & hampers berkualitas dengan harga terjangkau, hubungi Liberty Society untuk melakukan pemesanan.